Il Garante, a seguito di un monitoraggio effettuato su alcuni annunci pubblicati su quotidiani e periodici, concernenti offerte di lavoro, ha constatato un'alta percentuale di violazioni delle disposizioni poste in tema di informativa e di acquisizione del consenso.
Già in passato il Garante ha riscontrato la mancanza delle necessarie idonee informative ai sensi dell’art. 13 del D.lgs 196/2003 e ha conseguentemente accertato l’invalidità del consenso al trattamento dei dati che si chiede di esprimere unitamente all’invio dei curricula.
Sono pervenute poi segnalazioni con le quali è stata lamentata l’assenza negli annunci di idonee indicazioni sulle modalità di trattamento dei dati contenuti nei curricula e circa i tempi della loro conservazione; sono state espresse preoccupazioni anche in ordine alla possibile divulgazione a terzi dei dati e al loro eventuale utilizzo per scopi ulteriori rispetto alla sola selezione del personale (ad esempio, per promuovere corsi di formazione a pagamento).
Gli annunci per i quali è in corso la contestazione della violazione della legge sulla privacy, non recano un’idonea informativa e contengono solo un invito nei confronti dei candidati interessati a rilasciare, nel curriculum o nei documenti che intendono inviare, un consenso al trattamento dei dati personali, peraltro impropriamente definito "autorizzazione ai sensi della legge 196/2003". Dai medesimi annunci, o dal contesto in cui essi sono inseriti, l’interessato non può quindi ricavare, neanche indirettamente, le informazioni relative alle caratteristiche del trattamento dei dati che le società si accingono ad effettuare.
Le uniche, dettagliate informazioni contenute in alcuni annunci esaminati riguardano il recapito delle aziende che ne curano la pubblicazione, all’evidente fine di assicurare la ricezione dei curricula.
Mancano spesso, invece, idonee indicazioni su:
- modalità del trattamento ed eventuali finalità ulteriori;
- natura facoltativa del conferimento dei dati o di alcune informazioni, e conseguenze della loro mancata indicazione anche parziale;
- ambito di comunicazione o diffusione dei dati conferiti, con la specificazione almeno delle categorie dei destinatari;
- diritti di accesso ai dati, di aggiornamento, rettifica, cancellazione e di opposizione al loro successivo utilizzo per altri scopi;
- eventuale responsabile del trattamento e relativi dati identificativi.
In taluni casi, poi, manca anche l’identità del titolare del trattamento: si tratta delle ipotesi in cui viene fatto uso di modalità volte a preservare l’anonimato dell’autore dell’annuncio il quale, di regola, si avvale di caselle postali cui inviare i curricula.
Vizi dell’informativa
La ricezione di un curriculum sollecitato tramite il ricorso ad annunci comporta una successiva raccolta di dati personali rispetto alla quale l’interessato deve essere previamente informato delle caratteristiche del trattamento di dati che lo riguarda.
L’art. 13 della legge n. 196/2003 mira, infatti, a mettera a conoscenza l’interessato prima che conferisca i dati, delle ragioni per le quali li fornisce, delle conseguenze del loro conferimento e della sorte delle informazioni personali comunicate.
Nel rispetto dei principi di lealtà e di correttezza del trattamento, occorre quindi assicurare che i candidati siano informati già al momento della pubblicazione degli annunci in ordine alle principali caratteristiche del trattamento dei dati richiesti per esempio rimandando il candidato ad un sito internet nel quale poter leggere l’apposita informativa completa.
L’informativa può essere fornita anche attraverso messaggi brevi e in stile colloquiale (omettendo superflue "assicurazioni" circa il rispetto della normativa sulla privacy), che permettano ai candidati interessati di comprendere i seguenti aspetti:
- l’identità del/i titolare/i del trattamento dei dati riportati nei curricula e le finalità e modalità del medesimo trattamento, specificando se vi siano ulteriori finalità oltre quelle connesse alla specifica ricerca di personale. Devono essere indicati altresì i tempi della conservazione (anche per permettere agli interessati di poter eventualmente aggiornare ed integrare i dati;
- l’eventualità che i dati siano divulgati a terzi, individuati almeno per categorie (es. consociate, clienti, etc);
- la circostanza che il conferimento dei dati è facoltativo e che la mancata indicazione di alcuni di essi può avere determinate conseguenze, invitando ad omettere dati non pertinenti in relazione all’offerta di lavoro e a manifestare per scritto il consenso al trattamento di dati sensibili (ad esempio, per quanto riguarda l’appartenenza a particolari categorie protette);
- una descrizione dei diritti riconosciuti al candidato interessato;
- i dati identificativi di almeno un responsabile del trattamento, ove questi sia designato.
Formule-tipo per l’informativa e la richiesta di consenso
La necessità di rendere preventivamente un’idonea informativa già nell’annuncio di lavoro appare compatibile con le esigenze di funzionalità e di speditezza delle selezioni o delle ricerche di personale, anche per ciò che attiene ai costi derivanti da attività informative e contatti intrapresi caso per caso per corrispondenza o per telefono.
E’ peraltro possibile evitare l’inserimento dell’intera informativa direttamente nell’annuncio, per motivi di spazio, rendendo però agevolmente disponibili agli interessati, prima del conferimento dei dati, informazioni più dettagliate su un indirizzo web indicato nell’annuncio o mediante altre idonee modalità alternative (quale ad esempio un messaggio telefonico pre-registrato).
Ecco possibili schemi di mini-informativa utilizzabili ad esempio sugli annunci di ricerca di personale:
"Nel curriculum vanno indicati i dati necessari a valutare il profilo del candidato. Saranno utilizzati con modalità strettamente riferite a questa selezione di personale. Potranno essere comunicati all’azienda ns. cliente (o ad altre società nel/i settore/i … e/o che ne facciano richiesta per valutare un’eventuale assunzione …). In caso di esito negativo saranno cancellati dopo .… E’ possibile rivolgersi al servizio ... per verificare i propri dati e farli integrare, aggiornare o rettificare e/o per esercitare gli altri diritti previsti dall’art. 7 della legge 196/2003.".
"Si prega di non indicare dati sensibili (relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche)".
"Eventuali dati sensibili indicati (relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche) saranno immediatamente cancellati in mancanza di una dichiarazione scritta di consenso dell’interessato al loro trattamento da parte della nostra società".
Questi restano solo alcuni esempi tra le tante possibili opzioni.