Chi al lavoro scrive molte e-mail, è bene ci pensi due volte prima di cliccare su “invia”…
Molte delle grandi imprese setacciano regolarmente la posta elettronica in uscita. Vogliono vedere se ci sono fughe di segreti industriali, informazioni finanziarie riservate o dati medici tutelati dalla privacy. E spesso scoprono che qualcuno viola i regolamenti interni e la legge sulla privacy: molte aziende hanno licenziato qualcuno nell’ultimo anno per avere violato le regole che disciplinano le e-mail ed altrettante aziende hanno preso provvedimenti disciplinari. La tendenza a licenziare è in aumento.
Sorvegliati speciali sono anche i blog e i message boards, che stanno emergendo come nuove fonti di rischio per le aziende. Le aziende stimano che delle e-mail in uscita, una su cinque (22,8%) contiene informazioni che presentano rischi legali, finanziari o regolamentari. Numerose imprese ritengono (a ragion veduta o meno) di avere subito danni per la divulgazione di informazioni riservate. Alcune affermano di avere usato software per passare al vaglio i messaggi dei loro dipendenti alla ricerca di parole “inopportune”.
C’è un’attenzione crescente da parte delle aziende per le e-mail dei loro impiegati perché la posta elettronica è sempre più spesso al centro di inchieste giudiziarie.
D’altra parte le aziende hanno ragioni legittime per “monitorare” le e-mail, sostengono alcuni imprenditori: «Ci sono grandi rischi legati alle e-mail. Le imprese posseggono dati di migliaia di clienti. E’ necessario proteggere questi dati. La posta elettronica è uno dei sistemi meno sicuri che ci siano. E’ molto facile rivelare inavvertitamente enormi quantità di dati sui clienti».
Trascorrendo poi molte ore al lavoro, è naturale che la gente usi la posta elettronica di lavoro per cose personali. Questo può anche essere consentito dall’azienda, ma secondo regole precise.
Il consiglio rivolto a lavoratori è semplice: «Non mettete nelle e-mail niente che non vogliate sia letto dal mondo intero». Certo, è un ideale difficile da raggiungere ma se ciò non è possibile, almeno i lavoratori dovrebbero attenersi alle regole aziendali sull’uso della posta elettronica.
La prassi aziendale non è però sempre conosciuta dai dipendenti. Molte società dicono di avere introdotto delle regole, ma poche hanno coinvolto i lavoratori in un traning specifico sulla politica dell’azienda in materia di e-mail.
Non bisogna mai dimenticare che le e-mail vivono per sempre e le aziende le archiviano, devono farlo per tutta una serie di ragioni regolamentari.