Pubblicate in G.U. le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalita' di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati.”
Scopo delle linee guida.
Fornire indicazioni e raccomandazioni con riguardo alle operazioni di trattamento effettuate con dati personali (anche sensibili) di lavoratori operanti alle dipendenze di datori di lavoro privati. Tali linee guida sono suscettibili di periodico aggiornamento.
Ambiti considerati.
Le tematiche prese in considerazione si riferiscono prevalentemente alla comunicazione e alla diffusione dei dati, all'informativa che il datore di lavoro deve rendere ai lavoratori (art. 13 del Codice), ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e il diritto d'accesso ai dati medesimi.
Le operazioni di trattamento riguardano per lo più:
- dati anagrafici di lavoratori (assunti o cessati dal servizio), dati biometrici, fotografie e dati sensibili riferiti anche a terzi, idonei in particolare a rivelare il credo religioso o l'adesione a sindacati; dati idonei a rivelare lo stato di salute, di regola contenuti in certificati medici o in altra documentazione prodotta per giustificare le assenze dal lavoro o per fruire di particolari permessi e benefici previsti anche nei contratti collettivi;
- informazioni più strettamente connesse allo svolgimento dell'attività lavorativa, quali la tipologia del contratto (a tempo determinato o indeterminato, a tempo pieno o parziale, etc.); la qualifica e il livello professionale, la retribuzione individuale corrisposta anche in virtù di provvedimenti "ad personam"; l'ammontare di premi; il tempo di lavoro anche straordinario; ferie e permessi individuali (fruiti o residui); l'assenza dal servizio nei casi previsti dalla legge o dai contratti anche collettivi di lavoro; trasferimenti ad altra sede di lavoro; procedimenti e provvedimenti disciplinari.
Tutte le tipologie di dati sopra elencati sono:
- contenuti in atti e documenti prodotti dai lavoratori in sede di assunzione;
- contenuti in documenti e/o file elaborati dal (o per conto del) datore di lavoro in pendenza del rapporto di lavoro per finalità di esecuzione del contratto e successivamente raccolti e conservati in fascicoli personali, archivi cartacei o elettronici aziendali;
- resi disponibili in albi e bacheche o, ancora, nelle intranet aziendali.
Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali
Liceità, pertinenza, trasparenza.
Le informazioni di carattere personale riguardanti i dipendenti possono essere trattate dal datore di lavoro nella misura in cui siano necessarie per dare corretta esecuzione al rapporto di lavoro.
In ogni caso, deve trattarsi di informazioni pertinenti e non eccedenti e devono essere osservate tutte le disposizioni della disciplina in materia di protezione dei dati personali (Dlgs 196/2003).
In particolare, il Codice in materia di protezione dei dati personali (Codice), prescrive che il trattamento di dati personali avvenga:
- nel rispetto di principi di necessità e liceità;
- informando preventivamente e adeguatamente gli interessati (art. 13);
- chiedendo preventivamente il consenso;
- rispettando, se si trattano dati sensibili o giudiziari, le prescrizioni impartite dal Garante;
- adottando le misure di sicurezza idonee a preservare i dati da alcuni eventi tra i quali accessi ed utilizzazioni indebite, rispetto ai quali può essere chiamato a rispondere anche civilmente e penalmente.
Finalità
Il trattamento di dati personali riferibili a singoli lavoratori, anche sensibili, è lecito, se finalizzato ad assolvere obblighi derivanti dal contratto individuale (ad esempio, per verificare l'esatto adempimento della prestazione o commisurare l'importo della retribuzione, anche per lavoro straordinario, o dei premi da corrispondere, per quantificare le ferie e i permessi, per appurare la sussistenza di una causa legittima di assenza).
Alcuni scopi sono altresì previsti dalla contrattazione collettiva per la determinazione di circostanze relative al rapporto di lavoro individuale (ad esempio, per la fruizione di permessi o aspettative sindacali e periodi di comporto o rispetto alle percentuali di lavoratori da assumere con particolari tipologie di contratto) o, ancora, dalla legge (quali, ad esempio, le comunicazioni ad enti previdenziali e assistenziali). Se queste finalità sono in termini generali lecite, occorre però rispettare il principio della compatibilità tra gli scopi perseguiti ovvero: lo scopo perseguito in concreto dal datore di lavoro sulla base del trattamento di dati personali non deve essere incompatibile con le finalità per le quali i medesimi sono stati raccolti.
Nelle prossime circolari ci soffermeremo su altri temi specifici affrontati nel provvedimento del Garante della privacy.