La gestione dei curricula vitae pervenuti spontaneamente all’organizzazione o ricercati mediante annunci su siti internet, giornali, passaparola, comporta il rispetto di una serie di regole ben precise.
Ricerca di personale mediante annunci
Non sempre si ha chiaro che la ricezione di un curriculum vitae, comporta una raccolta di dati rispetto ai quali l’interessato (ovvero il candidato) deve previamente essere informato in termini di caratteristiche del trattamento dei dati, finalità, ambito di diffusione, tutto questo indipendentemente dal fatto che la selezione abbia buon esito.
Un’idonea informativa quindi va consegnata prima della ricezione dei Curricula, ovvero prima del conferimento dei dati da parte del candidato.
Questo vale anche in caso i CV pervengano spontaneamente: essendoci un’evidente difficoltà di prevenire il candidato che spontaneamente invia i propri dati, occorre che almeno contestualmente o immediatamente dopo la ricezione venga inviata l’informativa al candidato.
È possibile inserire sull’annuncio di ricerca del personale, un’informativa ridotta, ammesso che vi sia il rimando ad un sito internet o ad altro mezzo mediante il quale il candidato possa avere disponibile l’informativa privacy completa.
Tra gli “errori” più frequenti rilevati dal Garante per la Privacy nel corso delle verifiche effettuate, figura proprio l’assenza di idonea informativa sugli annunci; in alternativa nell’annuncio compare spesso la richiesta al candidato di esprimere sul proprio CV l’ autorizzazione al trattamento dei dati impropriamente definita “autorizzazione ai sensi del codice sulla privacy”.
Il Garante sottolinea che l’informativa, anche se ridotta, deve contenere almeno indicazione circa:
- le finalità principali del trattamento dei dati (selezione di personale)
- l’identità del titolare della privacy
- i tempi di conservazione del CV i quali devono risultare proporzionati rispetto alle finalità ed alle modalità del trattamento
- l’eventualità che i dati siano divulgati a terzi
- l’invito a manifestare per iscritto il consenso al trattamento dei dati sensibili eventualmente contenuti nei CV (es. appartenenza a categorie protette, etc.)
- la presenza e la possibilità di esercitare i diritti di cui all’art. 7 del D.lgs 196/2003
Tutto può essere facilemtne contenuto in un paio di frasette che non allunghino eccessivamente l’annuncio. In ogni caso non basta che l’annuncio contenga una rassicurazione sul fatto che l’organizzazione sia rispettosa dei requisiti di legge previsti.
Il consenso al trattamento dei dati contenuti nei CV
Il consenso è valido solo se preceduto dall’informativa.
Ciò significa, che se il candidato concedesse il consenso al trattamento dei dati senza avere ricevuto (o avuto modo di visionare) l’informativa, tale consenso non servirebbe a nulla.
In caso di dati sensibili, il consenso deve essere espresso per iscritto.
La conservazione dei CV
La gestione dei CV deve seguire regole ben precise che l’organizzazione stabilisce internamente all’interno di un regolamento o di una circolare.
I CV possono essere conservati per il periodo ritenuto necessario ai trattamenti; nel regolamento interno è opportuno precisare per quanto tempo i CV verranno conservati e cosa ne verrà fatto al termine del periodo. Nella prassi consueta, l’organizzazione stabilisce che, trascorso il termine previsto, i CV vengono distrutti in modo sicuro senza trattenere alcun dato.