Ottimizzare e rendere efficienti i processi aziendali mediante l’adozione di modelli organizzativi: alcuni esempi pratici di miglioramento nelle aziende.
Come ormai da tempo noto, le norme del D.lgs. 231/2001 sono state estese ai reati riguardanti la sicurezza e la salute sul lavoro e, più recentemente, ai reati ambientali; inoltre è risaputa l’efficacia esimente della responsabilità amministrativa dipendente dall’adozione di modelli di organizzazione e gestione (conformi ai requisiti di cui all’art. 30 del Decreto legislativo 81/2008).
In particolare, vi sono tangibili effetti positivi dell’adozione dei modelli organizzativi sull’ottimizzazione ed efficienza dei processi aziendali, soprattutto nel caso in cui il modello venga concepito unitariamente, attraverso l’ integrazione dei sistemi di gestione di sicurezza, ambiente e qualità.
Riguardo all’impostazione del modello organizzativo, ci sono due possibili approcci:
- identificazione dei rischi in relazione alle aree aziendali (risk assessment per area)
- identificazione dei rischi in relazione ai processi (risk assessment per processi)
Ragionare per processi conviene:
- per ‘contenere’ l’impegno
- per unificare i sistemi di gestione in un unico modello organizzativo: procedure per processi e non procedure per area
- per risultare ‘leggibili’ dai destinatari: evitiamo 4 diverse procedure per gli acquisti che trattano rischi diversi: sicurezza sul lavoro, sicurezza e conformità di prodotto, gestione amministrativa, creazione fondi neri
I vantaggi del modello
Vi sono vantaggi diretti del modello organizzativo adeguato agli obiettivi aziendali di tutela, ed efficacemente attuato: “effetto esimente; tutela da altri rischi (inefficienze, rischi operativi); chiarimento responsabilità aziendali; analisi e ottimizzazione processi”. Vantaggi che portano ad esempio effetti su: “immagine aziendale, conservazione patrimonio, tutela know how, rapporti con comunità, frodi interne”.
Senza dimenticare i vantaggi ex D.Lgs. 231/2001 e leggi correlate, istituendo un modello organizzativo per la prevenzione dei reati del “catalogo 231”:
- si ‘assicura’ la azienda contro le ‘ sanzioni 231’
- si garantisce l’interruzione della catena delle responsabilità penali al livello ‘giusto’
Inoltre il modello organizzativo può essere utilizzato anche per prevenire:
- irregolarità rispetto al diritto del lavoro
- non conformità di prodotto (sicurezza di prodotto)
- frodi (incluse le frodi interne)
- danni al patrimonio aziendale (inclusa la perdita di know how)
- danni all’immagine aziendale
Ci sono tuttavia anche vantaggi indiretti del modello che derivano dall’identificazione e mappatura, dall’analisi e dall’ottimizzazione e “procedurizzazione” dei processi:
- riesaminando i processi si scoprono le inefficienze
- quindi si evidenziano opportunità di miglioramento
- implementare un modello 231 può risultare simile a implementare un ottimo sistema qualità
- con l’ulteriore vantaggio di coprire tutti i processi aziendali
Esempi di miglioramenti nell’area sicurezza/ produzione/ manutenzione:
- ottimizzazione della gestione della sicurezza (ora l’effetto esimente è un ombrello senza buchi)
- protezione del CdA in caso di reati in materia di sicurezza
- riesame dei processi produttivi e loro ottimizzazione funzionale (evitare le attività inutili)
- riesame del processo di manutenzione dal doppio punto di vista: sicurezza impianti e funzionalità impianti. Creazione di un approccio unico alla scelta delle priorità di manutenzione
- formazione del personale sui modi di lavoro sicuri che, per merito delle informazioni fornite dai tecnici durante lo sviluppo di procedure e istruzioni, sono anche modi di lavoro idonei per efficacia ed efficienza in produzione e manutenzione
- concreto coinvolgimento di una percentuale ‘soddisfacente’ del personale nel fornire sistematicamente suggerimenti per migliorare i processi
Esempi di miglioramenti nell’area amministrazione:
- riesame di tutte le deleghe e le procure a rappresentare l’azienda verso i fornitori e ad operare sui conti bancari
- miglioramento del processo di acquisti / approvvigionamenti, soprattutto per quanto riguarda la definizione delle specifiche tecniche e commerciali dei beni/prodotti da acquistare
- revisione del sistema di gestione e protezione dei dati personali
- maggiore attenzione e sensibilizzazione alle problematiche riguardanti la gestione di disegni tecnici, specifiche di produzione e documentazione tutelata da diritti di proprietà industriale
L’implementazione di un modello organizzativo passa per alcuni passaggi chiave indispensabili:
- coinvolgimento dell’alta direzione
- coinvolgimento di tutte le competenze su ogni singola analisi del processo (anche se apparentemente non necessarie
- analisi di tutti i processi
- integrazione di tutte le materie nelle stesse procedure
- comunicazione top-down e up-down
E l’adozione di un modello organizzativo ha il vantaggio di:
- tutelare il valore azienda (umano e economico)
- ottimizzare i processi
- utilizzare le risorse nel modo corretto (umano e economico)
- migliorare il clima e l’immagine aziendale
Dunque l’implementazione di un modello organizzativo progettato con tutte le competenze e su tutti i processi aziendali è una reale opportunità per le Aziende di migliorarsi sotto tutti i profili.