Variazioni e aggiornamenti sulle norme ISO 9001:2015, quali novità?

Siamo ancora in una fase preliminare, per modificare il proprio sistema di gestione e necessario attendere lo status di « Final Draft » , il momento in cui le norme saranno definitive.

Probabilmente fino al secondo trimestre 2015 la norma ISO 9001:2015 resterà nella fase di progetto; ma quali novità ci dobbiamo aspettare?

Da una prima lettura al nuovo documento può sembrare non sia stato modificato nulla, se non una riorganizzazione dei contenuti ridistribuiti tra nuovi capitoli e nuovi paragrafi; ma non è proprio così, perché i redattori della nuova norma hanno loro per primi riorganizzato il lavoro.

L’obiettivo dell’ISO è di facilitare per le aziende e le organizzazioni l’integrazione di tutto o parte dei diversi sistemi di gestione e di ottenere un sistema di gestione unificato.

L’ISO cerca inoltre, con un obiettivo più interno, di verificare la qualità dei lavori di preparazione delle norme: testi coerenti che restano applicabili in organizzazioni di ogni settore, di ogni cultura e di ogni dimensione. Questa standardizzazione permette di strutturare l’esito dei processi lunghi e pesanti che comprendono numerosi comitati e partecipanti.

Partiamo dai titoli dei capitoli, dei sottocapitoli, nonché la presentazione delle clausole e dei paragrafi che sono stati completamente rivisti secondo il modello High Level Structure, (in italiano « Struttura di livello superiore »).

Tutte queste nuove norme devono rispettare una base coerente comune:

  • una struttura (indice) generica comune: avere gli stessi capitoli, gli stessi numeri di articoli, lo stesso titolo di capitoli, di articoli o di clausole, ecc.
  • i testi introduttivi degli articoli devono essere identici
  • le esigenze identiche devono essere presentate allo stesso modo
  • avere un lessico comune di termini e definizioni di base.

Le specifiche e le esigenze tipiche di ciascuna norma fanno parte di questa struttura, nei capitoli interessati.

Lo scopo di questa standardizzazione è la compatibilità tra le diverse norme del sistema di gestione per facilitarne l’integrazione e l’impiego da parte delle aziende e delle altre organizzazioni certificate.

La gestione dei rischi diventa una colonna portante della norma

Ogni evoluzione importante della norma introduce un concetto che permette alle aziende certificate di raggiungere un livello superiore di maturità.

La gestione dei rischi con un approccio « risk-based » diventa un elemento fondamentale della norma revisionata: l’individuazione dei rischi, la loro qualificazione, la loro gestione. La qualità è un risultato della corretta gestione di questi rischi, che vanno al di là del perimetro del prodotto o del servizio offerto: non ci può essere qualità se non si è in grado di offrire al cliente, a lungo termine, un prodotto o un servizio conforme.

Il rischio ha il suo corollario opposto: l’opportunità. La norma ISO9001:2015 comprende anche questo concetto d’incertezza positiva.

Ovviamente il concetto di rischio è un concetto aggiuntivo che non sostituisce affatto i concetti precedenti. Al contrario, si integra con questi ultimi e li completa. Il processo ed il PDCA restano quindi 2 colonne basilari.

Gestire il rischio vuol dire anche agire per un miglioramento permanente: un’azione correttiva corrisponde ad un rischio mal individuato o mal gestito, un’azione preventiva fa fronte ad un rischio, quello di una non conformità probabile ma non ancora avvenuta.

La leadership

L’impegno per la qualità attraverso una leadership responsabile e visibile è rinforzato:

  • il concetto di « Gestione rappresentativa » scompare del tutto
  • la politica della qualità e gli obiettivi definiti devono essere allineati con gli orientamenti strategici
  • le esigenze del SMQ devono essere associati ai processi riguardanti le attività.

Una norma decisamente aperta all’industria dei servizi

La ristrutturazione della norma ha preso in considerazione l’evoluzione dell’economia e delle aziende. Inizialmente strutturata per le attività manifatturiere e industriali, la norma ISO9001 è stata vittima del suo successo e numerose organizzazioni provenienti da altri campi di attività se ne sono impadronite.

La revisione ISO9001-2015 rende conto di questa evoluzione e il suo aggiornamento, nella scelta del vocabolario ma anche nel livello di astrazione, ne semplifica la messa in opera per tutti i settori, tra i quali i servizi.

Il manuale di qualità è destinato a scomparire?

È possibile, ma non di certo domani, poiché il concetto di manuale di qualità è molto radicato nella cultura della qualità.

In effetti la revisione non richiede più che l’organizzazione certificata tenga aggiornato un manuale di qualità. Ma attenzione: nonostante tutto, l’esigenza di una documentazione rimane. È sempre necessario documentare, mantenere e conservare le informazioni pertinenti. Una manuale di qualità resta un elemento di risposta possibile a questa esigenza, anche se non è l’unico.

L’obiettivo della norma è prendere in considerazione le evoluzioni tecnologiche ed etico-sociali. Le informazioni non sono più strutturate, organizzate, gestite, conservate, diffuse e accessibili come 20 anni fa quando il supporto cartaceo regnava sovrano.

Questa evoluzione permette altresì una maggiore flessibilità nell’organizzazione delle aziende. Adesso sarà possibile essere in conformità con la norma senza mettere in pericolo una certa forma di flessibilità gestionale, se i principi fondamentali sono rispettati.

Importanza del contesto dell’organizzazione certificata e dei beneficiari

La norma contiene due nuove clausole (4.1 e 4.2) che richiedono una presa in considerazione migliore del contesto dell’organizzazione: analisi del contesto, individuazione dei beneficiari, comprensione delle loro aspettative.

Tutto questo avrà un impatto importante sulle aziende che hanno un sistema di qualità certificato o che si accingono ad ottenerlo, che dovranno adeguarsi alla normativa entro due tre anni dalla sua pubblicazione.